近年、感染症や物価高騰などさまざまな要因から、経営に課題を抱えている企業は多いでしょう。打開策として、ITツールの導入をおすすめします。
大企業においては「無人受付システム」や「チャットツール」などのITツールの活用が当然になる中、中小企業ではアナログ作業が多いのではないでしょうか。
中小企業が生き延びるためにはIT化は必須です。そこで本記事では、手軽に導入しやすいITツールをご紹介します。経営者の方や今のアナログ作業を改善したいと思っている社員の方は、検討の参考にしてください。
中小企業の課題と対策
行政機関である中小企業庁のデータでは、中小企業・小規模事業者の現状の動向・対策を挙げています。以下、順に解説していきます。
- 物価高騰による経常利益マイナス・対策
- 残業規制による人手不足・対策
1. 物価高騰による経常利益マイナス
コロナ禍を経て社会経済活動の正常化が進みつつある中、物価は急激な上昇傾向にあり中小企業は収益減少の影響を受けています（注１）。
参考：2023年版 中小企業白書・小規模企業白書 概要案 (meti.go.jp)、（株）東京リサーチ「中小企業が直面する経営課題に関するアンケート調査」（2022年12月）
根幹的な原因は、原油高・原材料高・ウクライナ危機・円安などが挙げられます。
全国商工会連合会の資料1によると、中小企業は物価高騰に対し、既存製品やサービスの値上げのほか、人件費以外の経費削減、業務効率改善による収益力向上を対策としています。
残業規制・人手不足
厚生労働省による働き方改革の一環として、中小企業は2020年からの時間外労働の上限規制が設けられ、残業時間の上限が原則月45時間・年360時間までとされました。よって従来のように残業できず、収益改善は見込めない状況です。
また、中小企業は、建設業・製造業・卸売業・小売業・サービス業など、さまざまな業種で深刻な人手不足に直面しています。
対策として「業務プロセスの見直し」「社員の能力開発による生産性向上」「ＩＴ化等設備投資による生産性向上」などが必要です。従来の業務の在り方の見直しや従業員のスキルアップに加え、ITツールに投資し業務効率化・生産性向上を目指す対策がとられています（下記図を参照）。
※参考：2023年版 中小企業白書・小規模企業白書 概要案 (meti.go.jp)、日本商工会議所・東京商工会議所「人手不足の状況および新卒採用・インターンシップの実施状況に関する調査」（2022年7～8月）（注）複数回答のため、合計は必ずしも１００％にならない。
IT化とは？
そもそもITとは、「Information Technology」の頭文字をとった略語で、コンピュータやネットワークの技術を駆使した情報技術を示します。
ITツールとは、業務効率化のために導入される「ソフトウェア商品」「クラウドサービス」を指します。例えばスマートフォン、タブレット、電子マネーといった製品やシステムは身近なIT製品です。
オフィスの場面において活用されるITツールは多岐に渡りますが「タブレット型受付システム」「チャットツール」は手軽に導入でき、業務効率化できるITツールです。
前者は、受付を無人とし受付工数削減の仕組みを提供するシステム、後者はスマートフォンで即時にコミュニケーションがとれる連絡手段のためのツールです。
IT化で得られるメリット
新たな設備投資では、導入に対する費用対効果が重要です。IT化を進めることで得られるメリットをみていきましょう。
- 生産性向上
- 人手不足解消
- 新しい働き方（リモートワーク）に対応
生産性向上
IT化のメリットは、業務の短縮・業務効率改善、しいては生産性向上に繋がる点です。
前述の「チャットツール」を活用する事例では、即座に相手に連絡事項を伝えることができ効率的に業務を進められます。内線電話で起こりうる不在時の対応や取次ぎ、伝達のための部署移動にかかる時間を業務に充てることができます。
業務を効率よく進めることができればタスク完了も早くなり、従業員一人当たりの生産性が向上します。
人手不足解消
「受付システム」を例にとりましょう。従来、人が入館証や入館記録を取ることで来客対応していましたが、「受付システム」導入によってシステム一台で完結できます。すなわち受付に担当者を配置する必要はありません。人手不足解消の一助となりでしょう。
サービスの“質”の向上の観点では、「来訪者を待たせない」、「企業アピール」が特長です。内線電話による取次ぎはなく担当者のスマホにチャットやＳＭＳで来訪が知らされ、来訪者の待ち時間約1～2分の間は自社ＣＭを見てもらい企業アピール可能です（動画再生機能）。
つまりIT化によって人不足解消のみならずサービスの質も向上。一石二鳥となります。
新しい働き方（リモートワーク）に対応
新しい働き方で生産性向上につながります。
コロナ禍でリモートワークが普及しましたが、中小企業においてもパソコンやタブレットを使った柔軟な働き方が可能となれば自宅や移動先でも効率的に業務を進めることができますよね。
働き方改革が推進され、働きやすい環境づくりは企業が取り組むべき課題です。ITツールの導入で働き方の選択範囲が広がることで、人材流出を防ぐことができます。
なぜ中小企業のIT化は遅れているのか
ここでは、中小企業のIT化の遅れの原因をみていきましょう。主に4つの理由が挙げられます。
- コストが負担できない
- 導入の効果が分からず評価できない
- 従業員がITを使いこなせない
- 「安定」を重視した企業風土
コストが負担できない
大企業に比べ、中小企業のIT化が遅れている原因の多くは「資金繰りが困難」であるためです。新たな設備投資はコストがかかり導入に踏み切れないことがあります。
しかしITツールもさまざま。
中小企業におすすめの受付システムは「タブレット型」です。既存のタブレットを活用できれば、最小限のコストで済みます。かんたんに導入でき業務効率化にもつながるおすすめのITツールです。
導入の効果が分からず評価できない
ITツール導入の効果を実感・評価できれば、IT化をさらに進めさらなる生産性向上・業績アップに貢献できます。
効果を分かりやすく説明できするためには、支援者の助けが必要です。中小企業白書による「ITに関する日頃の相談相手が社外にいるかどうか」を見ると、「地元のITメーカー・販売会社」が約4割、「公認会計士・税理士」と「地元以外のITメーカー・販売会社」が2～3割となっています。
反面、「特に相談者はいない」が突出していることも特徴です。つまり日頃からITについて相談できる相手を見つけ、導入の効果をしっかり評価することがIT推進の重要な鍵となります。
参考：04Hakusyo_part2_chap4_web.pdf (meti.go.jp)、三菱UFJリサーチ＆コンサルティング（株）「人手不足対応に向けた生産性向上の取組に関する調査」（２０１７年１２月）（注）１．複数回答のため、合計は必ずしも１００％にならない。２．「その他の相談者」の回答は表示していない。３．企業全体でのIT導入の総合評価で、「ITを導入し期待した効果が得られている」者をトップ層、「ITを導しある程度の効果が得ている」者をミドル層、それ以外の有効回答者をボトム層としている。
従業員がITを使いこなせない
ITツールを使いこなせない主な原因として、「欲しい情報がどこにあるかわからず、操作が難しい」「システムへの情報入力（管理）が面倒」などが挙げられます。
しかしITツールの大半はクラウド上で行うサービスが多く、管理が簡単でPC操作ひとつで完結することも。そして「使いこなす」よりも「経営者・従業員・来訪者にとって必要最低限の操作がすぐに分かる」ことが大切です。
ご紹介するシステムは、5種類の選べるタッチパネルレイアウトで操作者に合わせ欲しい情報が一目で分かります。そのほか、ボタン変更や英語表記などさまざまなカスタマイズで柔軟に対応可能です。
「安定」を重視した企業風土
中小企業は業績を保つため現状を変えようとせず「安定」を求める風土があります。
ITに限らず常にアンテナを張って最新のサービスを導入する企業と、そうでない企業では生産性に差が出るでしょう。現状のムダを省き従業員の業務効率を上げるため、新しいことを取り入れる積極性も大切です。
手軽に導入しやすい！代表的なITツール
弊社のシステムは、多角的視点から利便性を重視し、ユーザーインターフェースに優れています。下記で簡単にご紹介します。
こちらのシステムは、オフィス受付の無人化・自動化で受付業務を効率化し、内線電話を使った取次業務をシステム化。業務工数を削減します。
来訪者はQRコードや受付コードを利用して受付、担当者へチャットやSMS通知がいき来訪を知らせます。
内線電話よりも素早い来客対応が可能です。
機能は、受付・通知のみのシンプルなものから、受付業務に付随する多くのプロダクト2を自動化するものまで様々です。
人対人の受付を好む、初期費用がかかる、システムエラーの可能性があるなどのデメリットはありますが、それ以上のメリットを享受することができます。
最大のメリット、それは受付業務工数削減による業務効率化と人件費など経費削減です。セキュリティ面の強化や、最新のシステムを置いたエントランスを構築することで他社との差別化、企業イメージ向上にも効果があります。
多くのITツールの中でも、受付システムはハード面・ソフト面双方のコストが抑えられ手軽に導入しやすく、内線取次ぎが無くなることで従業員が主力業務に集中でき生産性向上につながります。
まとめ
本記事のおさらいです。
- 中小企業の生き残りにはIT化が必須。
- IT化は手軽に導入しやすいツールから。
- 中でも受付システムはメリットが多くおすすめ。
- タブレット型受付システムが手軽に導入しやすい。
今後、中小企業が生き残るためにはIT化が必要です。
IT化の第一歩として、本記事でご紹介した情報を参考に経営者自らが推進、もしくは従業員が積極的に提案するなどして自社のIT化を進めていきましょう。